Es cierto que el 2020 trajo consigo nuevas formas de hacer las cosas, entre ellas, cambió nuestra forma de trabajar. Pasamos a recibir de 2 o 3 veces la cantidad de correos que recibíamos antes. Recibimos chats por Whatsapp, Telegram, Teams, Google Chat, sin contar las incesantes reuniones por Zoom, Skype, entre otros.
Con la automatización buscamos que nuestros equipos tengan más tiempo para dedicarse a actividades que les generen valor.
En este nuevo entorno empresarial es necesario que nuestros equipos dediquen la menor cantidad de tiempo a actividades operativas que no generan valor. La estrategia de automatizar procesos toma más fuerza, en especial al contar con herramientas tecnológicas que nos permitan implementar dichas mejoras en nuestros procesos como Microsoft Flows (incluido en todos los planes de Office365 empresariales).
Un ejemplo: Durante mi experiencia liderando el equipo de Formalización de normas y estructuras en una institución financiera local, encontré que las coordinaciones para la publicación de todos los documentos normativos del banco se realizaban por correo electrónico. En algún momento fue una solución que funcionó, sin embargo, este proceso ya no soportaba el volumen de actualizaciones de toda la organización.
Si bien existen múltiples soluciones para la gestión del conocimiento en las organizaciones, la gran mayoría tiene un costo elevado y requieren de infraestructura adicional, dificultando su implementación.
Utilizando SharePoint como un repositorio de datos, construimos un ecosistema de listas con toda la información necesaria como: nombres de los documentos, número de versión, control de cambios, propietarios de documentos, fechas de publicación y vigencia, de forma tal que pudiéramos gestionar nuestros documentos de forma descentralizada y fácil.
Gestionamos el conocimiento para generar orden, para poder operar de manera estándar y eficiente.
Una de las mejoras que trajo consigo esta implementación, además de la construcción de una base de contenidos muy completa que nos permitía gestionar el conocimiento del grupo, es la reducción drástica del tiempo de generación de reportes de documentos actualizados, pasando de 5 días a 2 horas, en un proceso que se ejecuta mensualmente.
Si bien la automatización de procesos debe ser parte de una estrategia de transformación digital de la organización, es una herramienta válida para ayudar a nuestros equipos a liberarse de actividades repetitivas y que no generan valor y que disminuyen su productividad, liberando el tiempo para generar mayor valor a la organización.
Desde aplicaciones para agilizar el tiempo de atención en tiendas, hasta bases de profesionales con geolocalización para simplificar tu vida, pasando por desarrollo de sitios de comercio electrónico y exposiciones virtuales de arte. Si tienes una idea y buscas cómplice en comunicación y tecnología, ¡escríbeme!